Tóm tắt nhanh
- Định mức amenities nên tính theo đêm phòng bán ra, không theo số phòng.
- Mức tồn tối thiểu = mức dùng trung bình mỗi ngày × (thời gian giao hàng + số ngày dự phòng).
- Chênh lệch giữa xuất kho thực tế và định mức là chỉ số sớm nhất để phát hiện thất thoát.
- Một bảng theo dõi 8 cột đủ dùng cho hầu hết khách sạn.
Amenities là khoản chi nhỏ trên mỗi phòng nhưng lặp lại hằng ngày, nên một sai lệch nhỏ cũng thành con số lớn sau một năm. Thiếu hàng thì ảnh hưởng trải nghiệm khách, tồn quá nhiều thì đọng vốn và dễ hết hạn. Bài này giúp bộ phận buồng phòng và kho thiết lập định mức, mức tồn tối thiểu và một mẫu theo dõi đơn giản.
Bước 1: Tính định mức theo đêm phòng
Công thức
Định mức tháng = Số phòng × Số ngày × Công suất phòng × Lượng dùng mỗi đêm phòng
Với chai mini, “lượng dùng” là số chai đặt mỗi đêm phòng. Với refill, là số ml thực dùng mỗi đêm phòng.
Lượng dùng mỗi đêm phòng nên lấy từ đo thực tế ở một số phòng mẫu trong 2 tuần, sau đó cập nhật theo mùa. Mùa cao điểm, khách gia đình và khách lưu trú dài ngày thường dùng nhiều hơn.
Bước 2: Đặt mức tồn tối thiểu và điểm đặt hàng
Công thức
Mức tồn tối thiểu = Mức dùng trung bình mỗi ngày × (Thời gian giao hàng + Số ngày dự phòng)
Khi tồn kho chạm mức này thì đặt hàng. Số ngày dự phòng tùy mức ổn định của nhà cung cấp và mùa cao điểm.
Với refill can 5 lít, cách tính đơn giản hơn nhiều vì chỉ có vài mã hàng. Thay vì đếm hàng trăm chai nhỏ, kho chỉ cần đếm số can còn nguyên và ước tính can đang mở.
Bước 3: Mẫu theo dõi hằng tháng
| Mặt hàng | Đơn vị | Tồn đầu | Nhập | Xuất | Tồn cuối | Định mức | Chênh lệch |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dầu gội refill | Can 5 L | … | … | … | … | … | Xuất − Định mức |
| Sữa tắm refill | Can 5 L | … | … | … | … | … | … |
| Bàn chải | Cái | … | … | … | … | … | … |
| Mũ chụp tóc | Cái | … | … | … | … | … | … |
Cột Chênh lệch là cột quan trọng nhất. Nếu xuất kho cao hơn định mức nhiều tháng liên tiếp mà công suất không đổi, cần kiểm tra lại cách cấp phát hoặc lượng dùng thực tế.
Mẹo: theo dõi theo tầng hoặc theo xe đẩy buồng phòng thay vì chỉ theo tổng kho. Cách này giúp tìm đúng chỗ phát sinh chênh lệch.
Chống thất thoát: 6 việc nên làm
- Cấp phát cho xe đẩy theo định mức số phòng phụ trách mỗi ca.
- Đối chiếu phiếu xuất với số phòng đã dọn trong ngày.
- Kiểm kê thực tế mỗi tháng, không chỉ đọc số trên phần mềm.
- Khóa kho amenities, phân quyền người được xuất.
- Với dry amenities, chỉ đặt khi khách yêu cầu hoặc theo hạng phòng.
- Ghi số lô khi châm refill để truy xuất khi có phản hồi.
Đặt hàng định kỳ thay vì đặt khi hết
Khi đã có định mức và mức tồn tối thiểu, khách sạn có thể chuyển sang đặt hàng định kỳ với nhà cung cấp: cùng số lượng, cùng ngày trong tháng, điều chỉnh theo dự báo công suất. Cách này giúp tránh đặt gấp, giảm tồn kho và ổn định ngân sách.
Om đồng hành vận hành: Om cùng khu nghỉ theo dõi định mức sử dụng để lên lịch đặt hàng hợp lý. Xem thêm về năng lực và quy trình của Om.
Để thấy định mức ảnh hưởng thế nào đến ngân sách, xem cách tính chi phí amenities mỗi đêm phòng. Nếu khu nghỉ đang lập kế hoạch giảm nhựa, xem thêm giảm nhựa dùng một lần: làm gì trước, đo thế nào.
Tính nhanh cho khu nghỉ của bạn: dùng Om Refill Planner để ước tính lượng refill mỗi tháng, mức tồn tối thiểu và lịch đặt hàng chỉ trong khoảng 30 giây.
Câu hỏi thường gặp
Nên cập nhật định mức bao lâu một lần?
Tối thiểu mỗi quý, và mỗi khi có thay đổi lớn về thị trường khách, mùa vụ hoặc loại sản phẩm.
Làm sao đo lượng dùng thực tế với dispenser?
Đánh dấu mức ở một số phòng mẫu sau mỗi lần châm, ghi số đêm phòng đến lần châm tiếp theo, rồi chia lượng đã dùng cho số đêm phòng.
Có nên dùng phần mềm quản lý kho không?
Phần mềm giúp nhanh hơn, nhưng định mức và kiểm kê thực tế vẫn là gốc. Một bảng tính như mẫu ở trên đủ cho khách sạn quy mô vừa.
